В Україні до 10 червня 2026 року всі паперові трудові книжки потрібно перевести в електронний формат. Про це нагадали у Пенсійному фонді.

Електронні трудові книжки – це цифрові аналоги паперових. Їх запровадили 10 червня 2021 року, щоб удосконалити облік, зменшити паперовий документообіг, а в майбутньому – для автоматичного оформлення пенсії без візиту до сервісного центру, наголошують у Пенсійному фонді.

Дані про прийняття на роботу, переведення, звільнення та інші кадрові зміни тепер вносять до реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування.

Для чого переводять трудові книжки в електронний формат?

1. Захист даних. Оцифрування гарантує збереження інформації про трудовий стаж, особливо записів, зроблених до 2004 року.
2. Спрощення процедур. Перехід до електронних книжок дозволить автоматично нараховувати пенсії, без необхідності особистого звернення до Пенсійного фонду України.
3. Уникнення втрати стажу. Завчасне переведення даних у цифровий реєстр допомагає уникнути можливих проблем з підтвердженням стажу в майбутньому, що може вплинути на розмір пенсійних виплат.
4. Прозорість і доступність. Працівник може у будь-який момент перевірити свої дані про страховий стаж в особистому кабінеті на вебпорталі електронних послуг ПФУ.
5. Оптимізація роботи. Після оцифрування паперова книжка повертається працівникові, тому підприємство вже не зобов’язане її зберігати.

Хто може вносити дані в електронну трудову книжку?

Вносити дані в електронну трудову книжку може як працівник, так і роботодавець.

Працівник – засобами вебпортал електронних послуг ПФУ або звернувшись до найближчого сервісного центру фонду.

Роботодавець – шляхом створення відповідного електронного запису в електронному кабінеті страхувальника.

Що відбувається після оцифрування книжки?

Після того як ПФУ оцифрує трудову книжку, роботодавець видає працівникові паперовий оригінал під підпис. Працівник може порівняти дані в особистому кабінеті з паперовою версією, щоб переконатися, що всі записи внесено коректно.

Перевірити, чи трудова книжка оцифрована можна на вебпорталі електронних послуг ПФУ в розділі «Електронна трудова книжка / Дані ЕТК / Відцифрована ЕТК» особистого кабінету працівника.