До 16 червня українці мають оцифрувати трудові книжки – перенести дані з паперових документів до електронного реєстру застрахованих осіб, яким оперує Пенсійний фонд України (ПФУ).

Подати документи на оформлення електронної трудової може як роботодавець (через свій кабінет на порталі електронних послуг ПФУ), так і працівник (через особистий кабінет на цьому ж порталі).

Щоб самому оцифрувати трудову книжку, потрібно:

• авторизуватися в особистому кабінеті на вебпорталі Пенсійного фонду України за допомогою кваліфікованого електронного підпису (КЕП);

• у розділі «Комунікації з ПФУ» обрати сервіс «Відомості про трудові відносини – для застрахованих осіб»;
• заповнити інформацію та надати згоду на обробку персональних даних;
• завантажити скановані копії документів;
• підписати та надіслати заяву до Пенсійного фонду.

Важливо подбати про якість документів: скан-копії мають бути кольоровими, чіткими, зробленими з оригіналів і відповідати технічним вимогам (розмір файлу – до 1 МБ, формат – JPEG або PDF). Назви файлів повинні відповідати змісту документа.

Окрім самої трудової книжки, фахівці радять додати документи про освіту, свідоцтва про народження дітей, військовий квиток та інші документи, що підтверджують стаж.

Якщо немає КЕП

Якщо електронного підпису немає, можна звернутися до найближчого центру ПФУ, маючи при собі паспорт, ідентифікаційний код, трудову книжку (оригінал), документи про освіту, військову службу, народження дітей, довідки про стаж тощо.

Паперову трудову книжку сканують, копії завантажують на портал Пенсійного фонду, після чого фахівці ПФУ вносять дані до реєстру – так формується електронна трудова з відомостями про увесь ваш стаж.

Що робити з паперовою трудовою книжкою?

Паперову трудову книжку повертають власнику. За бажанням роботодавець може й надалі вносити до неї відомості про стаж, однак основним джерелом даних стає її електронна версія.

Втім, фахівці ПФУ радять зберігати паперові трудові книжки, адже вони є альтернативним документом для підтвердження страхового стажу.

«Їх можна використовувати у разі виникнення якихось спірних питань. Утім, після оцифрування електронна трудова книжка стає основним документом, а паперова – лише його дублює», — зазначається на сайті ПФУ.